Årsmøter og generalforsamlinger

Publisert av Dag Dybdal den 13.03.20. Oppdatert 16.05.20.
Coronavirus-epidemien er en ekstraordinær hendelse, der befolkningen av helsemessige årsaker er oppfordret til å avstå fra eller redusere fysisk kontakt, jfr. nasjonale retningslinjer av 12. mars 2020. Kommunale myndigheter har i tillegg til dette vedtatt lokale begrensninger på hvilke arrangementer og møter det er lov til å gjennomføre. Vellenes Fellesorganisasjon mener dette er en hendelse som i rettslig sammenheng er en unntakssituasjon (force majeure) som gir anledning til å fravike plikten til å avholde årsmøter/generalforsamling som fysisk møte innen vedtektsmessig dato. Velger foreningen å gjennomføre møte i denne perioden, må de fysiske forholdene og smittevernberedskapen ivaretas, blant annet ved romslige lokaler, god tilgang til håndvask og avstand mellom deltakere. Det må i innkallingen opplyses at deltakere må oppfatte seg som frisk og at de ikke har vært på reise i smitteområder. Styret bør om nødvendig ta kontakt med lokale helsemyndigheter Deltakelse vil antakelig være lav ved et eventuelt møte, og vi anbefalere at det ikke legges fram kontroversielle saker til behandling. Utsettelse av årsmøte ut over fristen angitt i vedtektene, vedtas av styret og gjøres kjent for medlemmene så raskt som mulig. I samsvar med god rettspraksis på området, vil sittende styre ha ansvar for at nødvendige funksjoner i velforeningen/grendelaget ivaretas fram til årsmøtet kan avholdes. Styret kan fastsette kontingent og fornye avtaler som er nødvendig for fortsatt drift i velforeningen. Årsmøtedokumenter, det vil si regnskap, budsjett, beretning m.v., ferdigstilles pr den dato som opprinnelig var fastsatt for årsmøtet og gjøres om mulig elektronisk tilgjengelig. Når de nasjonale og kommunale tiltakene trekkes tilbake, bør det innkalles til årsmøte med de frister som går fram av vedtektene. Grendehus og forsamlingslokaler Eier eller driver velforeningen/grendelaget eget forsamlingslokale/grendehus/o.l., må styret ta stilling til om det ut fra de krav myndighetene har satt, fortsatt kan holdes åpent for bruk. Selv om lokalene holdes åpne, må den enkelte leietaker selv vurdere om arrangementet er forsvarlig å gjennomføre, jfr. nasjonale og kommunale pålegg.